1、物资采购环节。该环节的管理以价格为中心,首先要规定最高控制价。这项工作按月进行,由物资采购部门提出建议价格,在公司调度会上讨论后,经总经理办公会确定,由总经理批准下达(一般采用“最高控制价格表”的形式),具体由采购部门(供应处)执行。其次,分物资种类制定具体的管理办法。
(1)对于主要生产消耗性原料,签订合同、标明质量标准,进厂时严格检验。上述最高限价也是对这种主要生产消耗性原料而言的。对达不到质量验收标准但可使用的,须按商定的下浮价格结算。
(2)对于生产消耗性辅助材料,因品种杂、数量少等原因;通常不遵循这种限价,一般由分管经营的副总经理审批。
(3)设备、机电、建材、备品备件、低耗品、劳保用品、办公用品等按一定金额实行分权管理。如亚星公司规定,单价5000元以下的由部门负责人审批;5000-30000元的由分管副总审化;3000元以上的由总经理审批。
(4)大型设备和成套设备实行招标采购(物价、生产、技术、设备等部门共同提供价格、质量。技术等方面的要求),亚星公司对此项规定的金额标准是30000元以上。
2、验收入库环节。采购物资到库后,质量检验人员严格按照检验规程进行“封闭式”检验,不准许采购、供货和车;司三类相关人员进入分析室,避免人为因素干扰检验结果。凡能留样或规定必须留样的物资,检验后都必须留样备查。
3、领用环节。具体管理手段有材料限额领料单、内部价券等,也可以实行内部市场化措施,即消耗部门可以用采购部门的材料物资,也可以在符合一定条件的情况下向外部自行采购。
(二)
企业采购环节的资源配置系统要真正发挥作用,必须做好以下几项工作:一是严格制度。亚星公司不仅制定了《物价管理条例》、《定价采购物资办法》《可追溯责任的比价管理台账制度》、《经济合同管理制度》《主要原材料检验办法》、《经济责任考核办法》等一系列规章制度,更重要的是他们真抓实干,使这些制度在企业中真正发挥作用。二是加强采购管理。亚星的做法是将发生在工厂外部的购销环节,纳入到企业内部监督控制;把购销管理中隐蔽的权力公开化,集中的权力分散化。采用这项管理办法以来,亚星每年节约资金上千万元,使产品的制造成本逐年降低,企业经济效益连年增长。
亚里人成功的另一经验是对物资采购工作往要是价你实行分级分权管理。如上述的不同种类的物资审批权限就是一其典型体现。“比价”是物资采购流程中的关键、严格的比价是建立在庞大的价格收集信息网络基础之上的,这是现代信息经济社会对企业素质和能力的新要求。只有借助于计算机信息管理,公开地进行比价,才能获得更合理、更公正的价格修正。以制度管人是亚星成功的另一重要基础,也是科学决策的保障。因为,只有一切按制度办事,调动采购人员的积极性,才能使物资采购管理工作真正达到堵塞漏洞、提高效益的目的。
企业资源配置系统的优越性就在于。它能够提供企业经营管理者需要的各种即时营运信息,使管理者能适时作出最优的决策。有效地适应市场变化的需要,为公司获取丰厚的利润。但构建完整的企业资源配置系统是一项十分复杂的工作。它除了公司本身需要投入人力、物力外。还需要相关软件公司、专业顾问群、电脑信息厂商的协助。一种现实的思路是,先考虑在某一方面开展此项工作,亚星公司的购销比价管理就是一种局部的资源配置优化举措,待时机成熟后再全面推。